Cómo realizar videoconferencias de calidad en tu despacho

Las videoconferencias se han convertido en una herramienta esencial para el ejercicio de la abogacía y la procura. Ya sea para participar en juicios y audiencias previas de forma telemática, o para mantener reuniones con clientes sin necesidad de desplazamientos, dominar esta forma de comunicación es fundamental para cualquier despacho moderno.

En este artículo te compartimos consejos prácticos y profesionales que te ayudarán a realizar videoconferencias de calidad, ya sea en el contexto judicial o en tus reuniones con clientes.

¿Por qué son importantes las videoconferencias para abogados y procuradores?

Antes de profundizar en los aspectos técnicos, es importante entender el valor que aportan las videoconferencias al ejercicio profesional:

• Ahorro de tiempo: Eliminas desplazamientos al juzgado o a reuniones presenciales, optimizando tu agenda.
• Mayor eficiencia: Las reuniones pueden comenzar puntualmente sin esperas por tráfico o retrasos.
• Flexibilidad geográfica: Puedes atender a clientes o participar en actos procesales desde cualquier ubicación.
• Reducción de costes: Menos gastos en desplazamientos y tiempo de viaje.
• Mejor organización: Facilita la concentración en los temas principales sin distracciones del entorno físico.

Sin embargo, cuando nos comunicamos virtualmente, es fundamental prestar atención a diversos aspectos técnicos y profesionales que garantizarán una experiencia efectiva y que proyecten la imagen adecuada.

Índice

• 1. Conoce las herramientas que utilizarás
• 2. Verifica tu conexión a internet
• 3. Prepara tu espacio de trabajo
• 4. Optimiza la iluminación
• 5. Configura correctamente tu audio
• 6. Posiciónate adecuadamente frente a la cámara
• 7. Realiza pruebas previas
• 8. Evita distracciones durante la videoconferencia

1. Conoce las herramientas que utilizarás

En juicios y audiencias previas

Cuando participas en actos procesales telemáticos, el juzgado es quien determina la plataforma a utilizar. Los sistemas más comunes incluyen:

• Sistema de videoconferencia del Poder Judicial: Plataforma oficial utilizada por la mayoría de juzgados. Acceder
• Microsoft Teams: Cada vez más utilizado por órganos judiciales. Descargar
• Zoom: Implementado en algunos juzgados. Descargar
• Webex: Otra alternativa común en el ámbito judicial. Descargar

En reuniones con clientes

Para reuniones con clientes, tienes más flexibilidad. Las opciones más recomendadas son:

• Zoom: Versión gratuita disponible, fácil de usar y ampliamente conocida. Descargar
• Microsoft Teams: Ideal si trabajas en un entorno corporativo o con clientes empresariales. Descargar
• Google Meet: Integrado con Google Workspace, muy accesible. Acceder
• Webex: Solución profesional con buenas opciones de seguridad. Descargar

2. Verifica tu conexión a internet

Las videoconferencias consumen una gran cantidad de ancho de banda, especialmente cuando se trata de actos procesales donde la calidad y estabilidad son críticas.

Antes de cualquier videoconferencia importante:

• Realiza una prueba de velocidad de conexión (puedes usar herramientas como Speedtest).
• Asegúrate de tener una conexión estable de al menos 5 Mbps de subida para una calidad aceptable.
• Si es posible, conecta tu ordenador directamente al router mediante cable Ethernet en lugar de usar WiFi.
• Cierra aplicaciones que consuman ancho de banda (actualizaciones, descargas, streaming).

3. Prepara tu espacio de trabajo

El entorno desde el que realizas la videoconferencia proyecta una imagen profesional. Esto es especialmente importante en actos procesales donde la seriedad y la profesionalidad son fundamentales.

Ubicación adecuada

• Espacio tranquilo: Elige un lugar donde no te interrumpan durante la videoconferencia.
• Poco transitado: Evita zonas de paso o espacios compartidos con ruido de fondo.
• Buen aislamiento acústico: Si trabajas desde casa, asegúrate de que familiares o compañeros de piso sepan que no deben interrumpirte.

Fondo profesional

El fondo que se ve detrás de ti influye significativamente en cómo te perciben. Sigue estos principios:

• Paredes neutras: Un fondo liso y de color neutro (blanco, beige, gris claro) proyecta profesionalidad.
• Entorno ordenado: Evita fondos desordenados o con elementos personales llamativos.
• Evita distracciones: No tengas televisores encendidos, posters llamativos o elementos que puedan distraer.
• Consistencia: Si realizas videoconferencias frecuentemente, mantén el mismo fondo para crear una imagen de marca personal.

4. Optimiza la iluminación

La iluminación es uno de los aspectos más importantes para una imagen profesional. Como el mayor porcentaje de la comunicación es no verbal, la imagen visual que proyectas puede ser decisiva, especialmente en los primeros minutos de una audiencia o reunión.

Iluminación natural (recomendada)

Si tienes la oportunidad, aprovecha la luz natural:

• Coloca tu escritorio o cámara frente a una ventana.
• La luz natural proporciona una iluminación suave y uniforme.
• Evita sombras no deseadas en tu rostro.
• Proporciona un tono de piel natural y un aspecto saludable.

Iluminación artificial

Si no dispones de luz natural adecuada, configura luces artificiales de forma efectiva:

• Dos fuentes de luz laterales: Coloca luces a ambos lados de tu cámara para eliminar sombras.
• Luz cenital suave: Una luz desde arriba puede complementar, pero evita que sea demasiado potente.
• Evita luces muy frías o muy cálidas: Busca una temperatura de color neutra (luz día, alrededor de 5000-5500K).
• Nunca luces directamente encima: Una luz potente justo encima de tu cabeza creará un resplandor blanco que ocultará tu rostro.

5. Configura correctamente tu audio

Durante una videoconferencia, el audio es tan importante como el video. En actos procesales, es fundamental que se te escuche claramente para que tus argumentos sean comprendidos correctamente.

Equipo de audio recomendado

• Auriculares con micrófono: Proporcionan mejor calidad de audio y cancelación de ruido.
• Micrófono externo: Si tu presupuesto lo permite, un micrófono USB dedicado mejora significativamente la calidad.
• Altavoces con cancelación de eco: Si prefieres no usar auriculares, asegúrate de que tus altavoces tengan cancelación de eco para evitar feedback.

Configuración antes de la videoconferencia

• Prueba el volumen: Asegúrate de que el volumen esté adaptado al entorno.
• Ajusta el micrófono: Verifica que el nivel de entrada del micrófono sea adecuado (ni muy bajo ni que distorsione).
• Activa cancelación de ruido: Si tu equipo lo permite, activa las funciones de cancelación de ruido de fondo.
• Silencia cuando no hables: Mantén el micrófono silenciado cuando no estés hablando para evitar ruidos de fondo.

¿Auriculares sí o no?

Para reuniones con clientes: Siempre que el espacio te lo permita, es mejor no usar auriculares visibles, ya que proyecta una imagen más profesional y natural (en una reunión presencial no los llevarías).

Para juicios y audiencias: Si el espacio es compartido o hay ruido de fondo, el uso de auriculares es casi imprescindible. Además, te permitirá escuchar con mayor claridad las intervenciones del juez y las partes.

6. Posiciónate adecuadamente frente a la cámara

La posición frente a la cámara afecta directamente a cómo te perciben los demás participantes.

Altura y distancia

• Altura de los ojos: La cámara debe estar a la altura de tus ojos para una comunicación natural.
• Distancia adecuada: Ni demasiado cerca (se verá desproporcionado) ni demasiado lejos (perderás presencia).
• Encuadre ideal: Tu cabeza y parte superior del torso deben ser visibles, similar a cómo aparecerías en una reunión presencial.

Postura y lenguaje corporal

• Mantén una postura correcta: No estás hablando por teléfono; estarás visible durante toda la videoconferencia.
• Actitud profesional: Mantén una actitud adecuada durante todo el acto, incluso cuando no estés hablando.
• Contacto visual: Mira a la cámara cuando hables, no a la pantalla (esto simula el contacto visual directo).
• Lenguaje corporal adecuado: Gesticula de forma natural pero contenida, apropiada para el contexto.

Vestimenta profesional

Aunque trabajes desde casa, la vestimenta debe ser apropiada:

• Vestimenta casual pero cuidada: Una camisa o blusa con aspecto profesional es la elección más segura.
• Evita estampados llamativos: Los estampados brillantes o muy complejos pueden distraer
• Cuidado con blanco y negro intensos: Pueden interferir con el balance automático de blancos de la cámara.
• Colores sólidos y neutros: Funcionan mejor en videoconferencias.

7. Realiza pruebas previas

La prevención es clave para evitar problemas técnicos durante una videoconferencia importante, especialmente en actos procesales donde los problemas técnicos pueden tener consecuencias.

Checklist de pruebas

Antes de la videoconferencia, verifica:

• ✅ Cámara: Encuadre correcto, enfoque adecuado, ángulo apropiado.
• ✅ Micrófono: Volumen adecuado, sin distorsiones, cancelación de ruido activada.
• ✅ Altavoces: Volumen correcto, sin eco o feedback.
• ✅ Iluminación: Sin sombras excesivas, sin contraluces, tono de piel natural.
• ✅ Fondo: Ordenado, profesional, sin distracciones.
• ✅ Conexión a internet: Estable, velocidad adecuada, sin cortes.
• ✅ Herramienta de videoconferencia: Versión actualizada, familiaridad con controles .básicos

Prueba con un compañero

8. Evita distracciones durante la videoconferencia

Durante una videoconferencia, especialmente en actos procesales, es fundamental mantener la concentración y mostrar respeto hacia los demás participantes.

Preparación del entorno digital

• Desactiva notificaciones: Cierra aplicaciones que puedan generar notificaciones (email, mensajería, redes sociales).
• Modo silencioso: Pon tu teléfono en modo silencioso o apágalo.
• Cierra pestañas innecesarias: Mantén solo las pestañas esenciales abiertas en tu navegador.
• Evita multitareas: No realices otras tareas simultáneamente (revisar emails, escribir documentos, etc.)

Comportamiento durante la videoconferencia

• Concéntrate completamente: Presta atención a lo que se está discutiendo.
• Participa activamente: Cuando sea tu turno, participa de forma clara y concisa.
• Respeta los turnos: No interrumpas a otros participantes.
• Mantén la cámara encendida: A menos que haya problemas técnicos, mantener la cámara encendida muestra compromiso y profesionalidad.

Consideraciones especiales para actos procesales

Cuando participas en juicios o audiencias previas por videoconferencia, hay aspectos adicionales a considerar:

Documentación y preparación

• Ten los documentos digitalizados: Asegúrate de tener acceso rápido a todos los documentos que necesites.
• Prueba la función de compartir pantalla: Si necesitas mostrar documentos, familiarízate con esta función.
• Prepara un espacio físico ordenado: Aunque trabajes desde casa, mantén tu espacio de trabajo profesional y ordenado.

Puntualidad y protocolo

• Conéctate con antelación: Conéctate al menos 5-10 minutos antes de la hora señalada.
• Respeta el protocolo: Sigue las indicaciones del juzgado sobre el uso de la herramienta.
• Mantén el silencio cuando no intervengas: Silencia tu micrófono cuando no sea tu turno de hablar.

Backup y contingencia

• Plan de respaldo: Ten un plan B por si falla tu conexión principal.
• Contacto alternativo: Asegúrate de tener un número de teléfono de contacto con el juzgado por si hay problemas técnicos.
• Documenta problemas técnicos: Si experimentas problemas técnicos significativos, documenta la situación por si es necesario justificarla.

Conclusión

Realizar videoconferencias de calidad es una habilidad esencial para cualquier abogado o procurador moderno. Ya sea para participar en actos procesales telemáticos o para mantener reuniones eficientes con clientes, dominar los aspectos técnicos y profesionales de la videoconferencia te permitirá:

• Proyectar una imagen profesional y competente.
• Comunicarte de forma más efectiva.
• Ahorrar tiempo y recursos.
• Adaptarte a las nuevas formas de ejercicio profesional.

La clave está en la preparación y la atención al detalle. Invertir tiempo en configurar correctamente tu espacio, equipo y herramientas te ahorrará problemas y te permitirá concentrarte en lo que realmente importa: ejercer tu profesión con excelencia.

Recuerda que, aunque las herramientas tecnológicas evolucionan, los principios de comunicación profesional y respeto hacia el proceso judicial y tus clientes permanecen constantes.