Hoja de encargo profesional: qué es, qué debe incluir y cómo elaborarla

La hoja de encargo profesional es mucho más que un documento administrativo: es la base de la relación entre el abogado o procurador y su cliente. Su finalidad es garantizar transparencia, seguridad jurídica y confianza recíproca.

Aunque durante años su uso fue opcional, el Estatuto General de la Abogacía Española (Real Decreto 135/2021, de 2 de marzo) establece en su artículo 27 que el abogado debe proporcionar información al cliente preferentemente mediante la utilización de hojas de encargo. En el caso de los procuradores, la Ley de Enjuiciamiento Civil y el Estatuto General de los Procuradores también exigen delimitar claramente el alcance del mandato.

En este artículo encontrarás una guía práctica para elaborar hojas de encargo profesionales que protejan tanto al profesional como al cliente, cumpliendo con la normativa vigente y las mejores prácticas del sector.

¿Por qué es importante la hoja de encargo profesional?

La hoja de encargo no es un mero trámite burocrático. Es un documento que establece las reglas del juego desde el inicio de la relación profesional, evitando malentendidos y conflictos futuros.

Beneficios para el profesional

• Protección ante reclamaciones: El documento escrito sirve como prueba en caso de discrepancias sobre honorarios o alcance del servicio.
• Seguridad jurídica: Define claramente qué está incluido y qué no, evitando expectativas erróneas del cliente.
• Cumplimiento normativo: Demuestra que sigues las recomendaciones deontológicas y normativas de tu colegio profesional.
• Profesionalidad: Proyecta una imagen seria y organizada ante tus clientes.

Beneficios para el cliente

• Transparencia: Conoce desde el inicio los honorarios, gastos y alcance del servicio.
• Confianza: Un documento formal genera mayor confianza en la relación profesional.
• Protección: El cliente tiene por escrito las condiciones del encargo y sus derechos.

Índice

• ¿Qué es la hoja de encargo y por qué es importante?
• ¿Es obligatoria la hoja de encargo?
• ¿Qué debe incluir una hoja de encargo profesional?
• Diferencias entre abogados y procuradores
• Preguntas frecuentes
• Conclusión

¿Qué es la hoja de encargo y por qué es importante?

La hoja de encargo es el documento que formaliza el acuerdo entre el profesional y el cliente, detallando los servicios que se van a prestar, los honorarios acordados y las condiciones de la relación profesional.

Este documento establece el marco de la relación desde el primer momento, definiendo:

• Qué servicios incluye el encargo.
• Cuánto costará el servicio y cómo se pagará.
• Hasta dónde llega el alcance del trabajo.
• Qué derechos y obligaciones tienen ambas partes.

La importancia de la formalización escrita

Aunque tradicionalmente muchas relaciones profesionales se formalizaban de forma verbal, la práctica moderna y la normativa actual recomiendan encarecidamente la formalización por escrito. Esto se debe a varios factores:

• Mayor complejidad de los servicios: Los servicios jurídicos son cada vez más especializados y complejos.
• Requisitos normativos: La normativa deontológica y legal exige mayor transparencia.
• Prevención de conflictos: Un documento escrito evita malentendidos y facilita la resolución de discrepancias.

¿Es obligatoria la hoja de encargo?

Esta es una de las preguntas más frecuentes entre profesionales. La respuesta no es simple, ya que depende del contexto y del tipo de servicio.

Cuándo es obligatoria

La hoja de encargo es obligatoria en los siguientes supuestos:

• Mandatos procesales de procuradores: El artículo 24 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil, exige que el poder procesal se otorgue mediante documento (notarial o apud acta ante el Letrado de la Administración de Justicia). Esta exigencia legal hace que, en la práctica, sea obligatorio un documento escrito que delimite el mandato del procurador.
• Requisitos colegiales: Los estatutos de algunos colegios profesionales pueden exigir la formalización escrita de la hoja de encargo en determinados supuestos o para servicios complejos. Cada colegio puede establecer sus propias normas al respecto.

Cuándo es altamente recomendable

Aunque no sea obligatoria en todos los casos, es altamente recomendable en:

• Cualquier relación profesional, incluso en asuntos menores.
• Servicios que puedan extenderse en el tiempo.
• Cuando el cliente es una empresa o entidad.
• En servicios que puedan generar gastos adicionales.

¿Qué debe incluir una hoja de encargo profesional?

Una hoja de encargo bien elaborada no solo cumple con la normativa, sino que previene conflictos y aporta seguridad jurídica. Estos son los apartados esenciales que debe incluir:

1. Identificación de las partes

Este apartado debe dejar claro quién contrata y quién presta el servicio.

Datos del cliente:

• Nombre completo o razón social.
• DNI/NIE o CIF.
• Domicilio completo.
• Datos de contacto (teléfono y email).

Datos del profesional o despacho:

• Nombre completo del profesional o razón social del despacho.
• NIF.
• Dirección del despacho.
• Número de colegiado.
• Datos de contacto profesionales.

2. Objeto del encargo

Aquí se define qué servicio se va a prestar. Es fundamental ser específico y claro.

Ejemplo para abogados: “Defensa y representación en procedimiento ordinario de reclamación de cantidad ante el Juzgado de Primera Instancia nº X de Madrid, incluyendo la redacción de la demanda, asistencia a la audiencia previa y al juicio.”

Ejemplo para procuradores: “Representación procesal en el procedimiento ordinario nº XXX/2024 ante el Juzgado de Primera Instancia nº X de Madrid, incluyendo la gestión de notificaciones electrónicas y la comunicación con el abogado director del asunto.”

Por qué es importante: Una descripción vaga como “gestión de asuntos” puede generar expectativas erróneas y reclamaciones futuras. Cuanto más específico seas, mejor protegido estarás.

3. Honorarios y forma de pago

Este apartado debe ser transparente y detallado. La falta de claridad en los honorarios es una de las principales fuentes de conflictos.

Elementos a incluir:

• Importe total: Indica si incluye IVA y otros impuestos.
• Desglose por fases (si aplica): Honorarios por demanda, audiencia previa, juicio, recursos, etc.
• Forma de pago: Transferencia bancaria, domiciliación SEPA, plazos de pago.
• Gastos adicionales: Procurador, tasas judiciales, peritos, desplazamientos, etc.

Consejo práctico: Añade una cláusula que indique claramente que los gastos externos (tasas, procurador, peritos) no están incluidos en los honorarios, salvo pacto expreso.

4. Alcance y duración del encargo

Define hasta dónde llega el servicio. Esta es una de las secciones más importantes para evitar malentendidos.

Preguntas clave a responder:

• ¿Incluye todas las instancias o solo la primera?
• ¿Cubre recursos, ejecución de sentencia, actuaciones adicionales?
• ¿Qué ocurre si el asunto se complica o requiere actuaciones no previstas?

Ejemplo de cláusula: “El presente encargo incluye la tramitación completa del procedimiento en primera instancia. No incluye recursos (apelación, casación) ni ejecución de sentencia, que se presupuestarán aparte si el cliente decide continuar con el asunto.”

Por qué es clave: Evita que el cliente piense que el precio acordado cubre todo el proceso judicial, independientemente de su duración o complejidad.

5. Protección de datos

Obligatorio conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). Debes incluir información sobre:

• Finalidad del tratamiento: Gestión del encargo, facturación, comunicación con el cliente.
• Derechos del cliente: Acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad, limitación del tratamiento.
• Responsable del tratamiento: El despacho o profesional.
• Base legal: Ejecución del contrato, cumplimiento de obligaciones legales.
• Conservación de datos: Tiempo durante el cual se conservarán los datos.

Consejo práctico: Incluye referencia al artículo 13 del RGPD y facilita un correo electrónico específico para que el cliente pueda ejercer sus derechos. Muchos colegios profesionales ofrecen modelos de cláusulas adaptadas a esta normativa.

6. Firma y fecha

La firma valida el acuerdo. Sin firma, el documento carece de valor probatorio.

Opciones de firma:

• Manuscrita: En papel, la forma tradicional y más aceptada.
• Digital: Con sistemas que garanticen autenticidad (firma electrónica avanzada, plataformas certificadas).

Importante: Asegúrate de que ambas partes firmen el documento antes de iniciar el encargo. Un documento sin firma del cliente no te protegerá ante reclamaciones.

Cláusulas recomendadas adicionales

Además de los apartados anteriores, conviene añadir cláusulas sobre:

• Confidencialidad: Garantía sobre la información del cliente y el secreto profesional.
• Resolución anticipada: Condiciones para finalizar el encargo antes de tiempo (por parte del cliente o del profesional).
• Responsabilidad profesional: Límites y alcance conforme a la normativa colegial y el seguro de responsabilidad civil.
• Jurisdicción aplicable: En caso de conflicto, indica el fuero competente (normalmente el del domicilio del profesional o el del juzgado donde se tramita el asunto).
• Modificaciones: Cómo se gestionarán cambios en el alcance o condiciones del encargo.
• Prevención de Blanqueo de Capitales: Información sobre las obligaciones del profesional en materia de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, especialmente en operaciones que puedan implicar movimientos financieros significativos. Consulta con tu colegio profesional sobre los requisitos específicos.

Diferencias entre abogados y procuradores

Aunque la estructura básica de la hoja de encargo es común, hay diferencias relevantes según el tipo de profesional:

Para abogados

• Especificación del servicio: Deben indicar si el servicio incluye asistencia en juicio, redacción de escritos, asesoramiento extrajudicial, negociación, etc.
• Referencia normativa: Código Deontológico y Estatuto General de la Abogacía.
• Honorarios por fases: Es común desglosar honorarios por demanda, audiencia previa, juicio, recursos.
• Relación con procurador: Si el servicio incluye la contratación de procurador, debe especificarse.

Para procuradores

• Alcance del mandato procesal: Debe quedar claro qué actuaciones procesales están incluidas.
• Relación con el abogado: Especificar cómo se comunicará con el abogado director del asunto.
• Notificaciones electrónicas: Detallar si se gestionarán notificaciones electrónicas y cómo se comunicará con el cliente.
• Referencia normativa: Ley de Enjuiciamiento Civil y Estatuto General de los Procuradores.
• Gastos procesales: Especificar qué gastos procesales están incluidos y cuáles correrán a cargo del cliente.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatoria siempre la hoja de encargo?

No. Solo es obligatoria en determinados supuestos (servicios complejos, mandato procesal de procuradores). Sin embargo, es altamente recomendable en cualquier relación profesional para evitar conflictos y garantizar transparencia.

¿Qué pasa si el cliente no quiere firmar la hoja de encargo?

Sin firma, el profesional queda desprotegido ante reclamaciones. Si un cliente se niega a firmar, considera si es apropiado aceptar el encargo. En algunos casos, puede ser una señal de alerta sobre futuros problemas.

¿Se puede enviar por email y firmar digitalmente?

Sí, siempre que se garantice la aceptación expresa del cliente. Puedes usar:

• Firma digital con certificado reconocido.
• Plataformas de firma electrónica.
• Confirmación escrita por email (aunque es menos seguro que la firma digital).

¿Cómo adaptarla al RGPD?

Incluyendo una cláusula específica sobre tratamiento de datos que informe al cliente sobre:

• Qué datos se tratan y para qué.
• Base legal del tratamiento.
• Derechos del cliente.
• Cómo ejercer esos derechos.

¿Debo usar una plantilla o crear mi propia hoja de encargo?

Puedes usar una plantilla como base, pero es fundamental personalizarla a tu práctica profesional. Considera:

• Consultar con tu colegio profesional si tienen modelos recomendados.
• Revisar la normativa aplicable a tu caso.
• Adaptar el documento a los tipos de servicios que prestas habitualmente.

¿Qué hago si el alcance del encargo cambia durante el proceso?

Si el encargo se amplía o modifica significativamente, es recomendable formalizar un anexo o una nueva hoja de encargo que refleje los cambios. Esto protege tanto al profesional como al cliente.

¿Puede modificarse una hoja de encargo una vez firmada?

Sí, una hoja de encargo puede ser modificada si ambas partes están de acuerdo con los cambios. Es recomendable que cualquier modificación se realice por escrito y sea firmada por ambas partes para mantener un registro claro de los nuevos términos acordados. Esto es especialmente importante cuando cambian los honorarios, el alcance del servicio o las condiciones de pago.

¿Cómo se formaliza la aceptación de la hoja de encargo?

La aceptación se formaliza con la firma del cliente y del profesional en el documento. El encargo queda válido desde que ambas partes firman el documento. En algunos casos, especialmente en servicios urgentes, puede considerarse aceptado cuando el cliente realiza el pago inicial o proporciona los fondos acordados, aunque siempre es preferible contar con la firma expresa.

¿Es necesario incluir cláusulas sobre Prevención de Blanqueo de Capitales (PBC)?

Sí, es recomendable incluir una cláusula sobre Prevención de Blanqueo de Capitales, especialmente en servicios que puedan implicar operaciones financieras significativas. Esta cláusula debe informar al cliente sobre la obligación del profesional de cumplir con la normativa de PBC, la necesidad de proporcionar cierta información de identificación y cómo se garantizará la privacidad de sus datos. Consulta con tu colegio profesional sobre los requisitos específicos en tu ámbito.

¿Debo incluir el IVA en los honorarios?

Sí, es fundamental indicar claramente si los honorarios incluyen o no el IVA. La práctica más común es mostrar el importe base y añadir el IVA por separado, indicando el importe total a pagar. Esto garantiza transparencia y evita confusiones. Recuerda que los servicios jurídicos están sujetos a IVA, salvo excepciones específicas.

¿Qué pasa si el cliente no paga los honorarios acordados?

Si el cliente no paga los honorarios acordados, la hoja de encargo firmada sirve como prueba del acuerdo y puede utilizarse para reclamar el pago. En estos casos, puedes:

• Intentar una solución amistosa mediante recordatorios.
• Suspender la prestación del servicio si así lo contempla la hoja de encargo.
• Iniciar un procedimiento de reclamación de deuda.

La hoja de encargo es fundamental como prueba documental en estos casos.

¿Es necesario actualizar la hoja de encargo en proyectos a largo plazo?

Sí, especialmente en proyectos que se extienden en el tiempo o cuando cambian las circunstancias del asunto. Es recomendable revisar y, si es necesario, actualizar la hoja de encargo cuando:

• Cambian los honorarios o las condiciones de pago.
• Se amplía o modifica el alcance del servicio.
• Se producen cambios significativos en el desarrollo del asunto.
• Han transcurrido varios meses desde la firma inicial.

Esto mantiene la relación profesional actualizada y evita malentendidos.

Conclusión

La hoja de encargo profesional no es un mero trámite administrativo: es una herramienta fundamental que protege al profesional y al cliente, evita conflictos y refuerza la confianza en la relación profesional.

Dedicar unos minutos a elaborar correctamente este documento es una inversión en seguridad jurídica y en la calidad del servicio que prestas. Un documento bien redactado:

• Protege ante reclamaciones y conflictos.
• Demuestra profesionalidad y organización.
• Cumple con la normativa deontológica y legal.
• Genera confianza y transparencia con el cliente.
• Facilita la gestión del despacho.

Recuerda que, aunque existen modelos y plantillas, cada hoja de encargo debe adaptarse a las particularidades del servicio, del cliente y de tu práctica profesional. La clave está en ser específico, transparente y cumplir con la normativa aplicable.

La formalización escrita de la relación profesional es una práctica que beneficia a todas las partes y que, en el contexto actual, se ha convertido en un estándar de calidad y profesionalidad.

Bibliografía y fuentes

Normativa oficial

• Real Decreto 135/2021, de 2 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto General de la Abogacía Española. BOE-A-2021-4568
• Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil. BOE-A-2000-323
• Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales (RGPD). EUR-Lex
• Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. BOE-A-2018-16673
• Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. BOE-A-2010-6738

Organismos profesionales

• Consejo General de la Abogacía Española. Código Deontológico de la Abogacía Española. Consejo General de la Abogacía Española
• Consejo General de Procuradores de España. CGPE

Colegios de abogados con plantillas de hoja de encargo

• Ilustre Colegio de la Abogacía de Barcelona. Hojas de encargo profesional. ICAB
• Ilustre Colegio de Abogados de las Islas Baleares. Hoja de encargo adaptada al RGPD. ICAIB
• Ilustre Colegio de Abogados de Santa Cruz de Tenerife. Modelo de hoja de encargo profesional. ICATF

Recursos y modelos

• Aon España. Importancia de la hoja de encargo para el seguro de abogados. Aon